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編者按:強烈推薦今天這篇!無論是職場人還是自由設計師,這門課都必不可少。時間管理的書小編也看了不少,仍然是重度拖延癥。不過@Heidixie(阿里資深設計師)這篇既然是寫給設計師的,案例就非常貼心,都是日常會遇到的問題,建議同學們帶個小本,邊看邊做筆記。

部門周會上有一個環節是每個同學講述本周之最:最認可自己的、最反思的、最困惑的。其中,最認可自己,代表自己階段性的成就感,在從外界取得成就感之前,首先自己要認可自己。最反思,要注意,不能只反不思,要記錄下來,看看自己再過一段時間是否在這個反思點上有所提升。最困惑的,則可以拋出來,看看別的同學是否可以給予一些幫助和建議。

所以,每周,我們都要從最困惑的議題中帶回一個自己研究并于下周進行分享。本周我就帶回了一個新人提出的“時間管理”方面的困惑。

那么在為新人想一些時間管理方面自己所僅有的經驗時,我把議題從“時間管理”換成了GTD。

GTD:Getting things Done!?把事情搞定,這是時間管理的目標,只有高效地把事情搞定,才能解決關聯的其他的問題:工作嚴重影響生活,上班焦慮癥,沒有成就感等等。

GTD有問題的幾個癥狀則是:

1.?忙:每天都很忙,TO-DO LIST上永遠有做不完的任務。

2.?達不到期望:所以每個任務都無法做到自己要的完美,有時也無法讓對方滿意。

3.?焦慮:但是心里焦慮的是大塊的重要的事情,總是沒有明顯進展(比如產品半年規劃)

4.?沒有時間思考、創新:說是要無中生有,自己想事情做,可是哪里有這樣的時間……

不過話說回來,即使我寫給別人,也未必說明我的GTD就是很贊的,我照樣有著很嚴重的拖延癥,經常把不想做的明知又很重要的事情拖到最后一刻。但是所幸有以下的一些方法,后果都可以接受……

一、幾個原則

首先,三大原則記在心里:

  • 避免被催問:主動告知截止時間,并階段性匯報與交付。
  • 避免過度承諾:區分優先級,告知對方可以接受的時間計劃,而不是對方最期望的時間計劃。如果提前交付,那么自然更贊了。
  • 并行!并行!并行!

1.?避免被催問

新人的大忌:被交付給你任務的人,反復催問。

“那個誰誰誰,上次讓你做的數據出來了嗎?”

“王同學,為何上次說的問卷還沒有出來?遇到什么問題了嗎?”

新人一旦經常需要被催問,才能產出結果,而且不止一次被催問,就已經是大忌了。很多時候,失去信任感是從此開始的。

被催意味著:

  • 你沒有給出“排期”,并和對方達成一致。
  • 你沒有把過程適當透明,從而引發對方不安。

有時,新人即使給了排期,也可能發生臨近截止日期,但是缺乏任何中間過程的溝通,對方也會按捺不住來催問,這時會發現,原來新人遇到了障礙和困難,或許是羞于告知,也羞于找人一起想辦法,自己一直苦苦找尋方案。

這里更加要切記:

承認自己“無能”的后果,要遠遠小于讓一件本可能成功的事情嚴重Delay或黃掉小得多。當你有過程中突破不了的障礙時,一定要勇于暴露風險,與需求方溝通,并果斷尋求幫助。

總之,避免被催問的好的方法是:

  • 詳細確認交付的標準和結果
  • 與對方洽談排期:知道交付的最晚日期
  • 階段性交付和溝通(看看事情有無可能分解成多次交付,避免風險都放到最后)
  • 當有延期的風險時,一定要盡早暴露延期風險,并與對方一起協商重排日期或爭取協助。
  • 如果可能,過程透明。

2.?避免過度承諾:區分優先級

新人往往好說話,又非常希望有更多的成就感,期望被人快速承認和信任。

所以有的時候,會出現過度承諾,明明做不到的事,一口接下來,心想:大不了我周五一個下午不干別的,都投入到這件事情上好了。

結果,顯而易見的,你周五下午根本空不出來,有兩個臨時的會議,你的老大去不了了,說:某某,你代我去一下。

過度承諾的表現是:

  • 承諾了自己達不到的標準:結果質量不如人意
  • 承諾了太短的完成時間:結果無法按時交付

所以,承諾的時候,建議你:

  • 溝通清楚對方期望的交付標準,如果你有足夠的時間,大可以超出標準一些,但是時間緊急的時候,最起碼不會低于期望。
  • 拿出自己已有的事情的LIST,統一排一下優先級。不要讓這件事情影響到別的事情已有的承諾。雖然每個需求方都會一臉渴望地希望你現在立刻馬上就做這個需求且最好明天就交付,但是你要知道,他們的第二個期望是有個明確的排期計劃,如果你告訴他再過5天開始,10天后完成,如果不影響他已有的項目安排,他也會很樂意的——因為確定性也很重要。所以,要勇敢滴說幾天后才開始,并睿智地排期。
  • 留出一些Buffer(彈性時間,以預備突發的又不可能推遲去做的任務)。

3.?并行!并行!并行:自己并行以及適當轉交

在上述排有下級的時候,千萬不要按串行去安排工作——否則你的產出一定是很少的。

我的建議是,大塊的事情搭配小的事情并行,大塊之間可以串行。

如果都是串行,陷入一件事情,思路也容易僵化,這時切換到別的工作上,或許會讓你一個激靈,產生新的靈感也說不定。

所以排期的時候,不可按同一個時間只做同一件事情去排,而是同時可以安排2到3件并行的需求。

二、幾個重要方法

1.?主動規劃(Plan)

你有自己的責任田嗎?如果沒有,和你的主管、上級溝通,明確自己的責任田是什么,和大家的邊界又是什么。然后,想想明白:

  • 這個責任田,在更寬的業務視圖里,是個什么位置?
  • 做得最好的標準應該是什么?和你的老大談談,他所能設想的期望是什么??你是否還能想到更多?
  • 如果要達成愿景,目前手里的這些需求都是要做的嗎?有沒有更重要的卻是空白的?
  • 如果要達成愿景,短期目標應該是什么?長期目標應該是什么?那么下半年做什么?

主動規劃,一定不僅僅想出自己要做什么,而是取舍之道。

當你不主動告訴別人你要做什么時,一群人會來告訴你,你要做什么,而且你無法拒絕回去。

當你不主動明確你的工作的目標和價值時,你甚至無法給這些人的需求排出個優先級。

那么你就有永遠做不完的,永遠排著隊等待你介入、分析、推動的各種需求。

最關鍵的是:忙、盲、茫這三個字會如影隨形。

太忙,會讓你更加盲目,停不下來去思考什么是真正重要的對的事情。然后會越來越迷茫,越來越缺乏成就感。

資源永遠是有限的,可能你的需求列表里只有20%的才是真正有價值的,而其中,可能只有5%是當下最急迫的,而其中有10%是短期不影響,但是需要從現在就開始籌謀的。

主動規劃,可以幫助你找到你的取舍之道,如果你可以把規劃與關鍵人員達成一致,那么你就可以少掉很多不斷來催你的需求(因為你們可以可以就為何當下不做達成共識了)。

主動規劃還有一個好處是:更加從容。

你通過可以主動的規劃建立了一個需求的主干,就如同一顆大樹的主枝干。一個個需求就像細分的樹枝,如果你沒有清晰的主干,就會發現無從收納這些樹枝,慢慢的,整個大樹都會變形,你會看不清需求的整體脈絡,自然也會無法更好地管理需求了。

有了主枝干后,需求來了,你可以清晰判斷此需求應該歸屬到那一個枝干上,如此,做需求的合并、刪減、重排次序,也會更加簡單了。

2.?任務分解(WBS)


拖延癥是導致延期的重要原因。而造成拖延的一個很大的原因是不知道如何下手啃下第一口,被任務的復雜性嚇倒了。

任務分解可以將看似龐大的任務分解成可以輕松下手的若干個小任務,從而讓你更快拿到階段性的成果。

比如,你接到的一個任務是要拍一個視頻,投放到公司樓梯間的電視上。

想想都復雜,既然老大們沒有提出明確的時間計劃……所以,你的潛意識會讓這件事情不斷地延期……直到有一天被問起。

這時試著把任務分解一下吧:

  • 方案策劃與確認(拍什么類型的視頻,是記錄片、訪談、還是找一些人來演?還是偷拍?還是做動畫)
  • 劇本策劃與確認
  • 招募工作人員和演員(根據方案而定)
  • 拍攝(1.?確定拍攝人員? 2.?確定拍攝計劃? 3.?拍攝)
  • 后期剪輯
  • 電梯墻電視資源預定和排期
  • 其他投放渠道BD和投放
  • ……

然后會發現有很多機會:

  • 很多小任務可以立即啟動
  • 很多任務可以分派給別人一起做
  • 前后置依賴關系非常明確,可以出具項目計劃表,共享給大家。

當有明確計劃的時候,每個人會有一種安全感,也清楚自己的交付標準,你也不會經常被人催問了。

任務分解是做項目計劃、合理分工協作的基礎。

3.?矩陣工具

老生常談的矩陣,往往卻是最好用的。如下圖:

  • 又緊急又重要:不做就會死。對于新產品來說,往往是最小迭代版本圈定的最核心的需求。有時,也是突發的必須要完成的任務,比如領導來訪的接待等等。這種需求往往無法延期,必須允許臨時插隊。
  • 重要但不緊急:短期不會有什么影響,但是長遠決定了產品的競爭力和生死存亡。比如做一個允許用戶上傳圖片的應用,圖片的存儲空間和優化非常重要。但是在產品一期剛剛上線時,用戶的量沒有那么多,不至于馬上就導致產品的體驗出現問題。所以往往會累積一定的量,同時考慮替代和優化方案。
  • 緊急但不重要:看似很著急需要馬上應對,但是實際上無論對產品、業務現狀還是長遠都不會造成什么影響。比如某廣告渠道檔期突然空出來,需要馬上投放廣告。但實際上此渠道的效果一般,無足輕重,且即使本期不合作,也不會影響長遠合作關系。那做不做呢?是屬于“做了會更好”,如果自己有空余精力或可以轉交給別人,一般也會選擇順帶做一下。
  • 又不緊急又不重要:不做不會對業務有任何影響,需求也沒有浮出水面,且做的效果并未得到清晰的評估,一般來說,除非有足夠的資源,是不會提上日程的。

但是,對于“第4塊”,我倒有些不同的意見,前三個矩陣往往是追隨需求,只有“閑人”才能YY出一些引領需求的想法。雖然看不太清楚可量化的價值,但是也許也蘊含著驚喜。所以,如果有可能,倒是可以考慮留出10%的精力,放到“Just for fun”的需求上。

在產品的中長期規劃中,如果將生命周期分成四個季度,一般,第一個季度完成生存(最小迭代版本),季度二則夯實基礎,補充更多場景和優化遺留的體驗,度過產品的尷尬期。季度三則要做二期重點需求,季度四開始優化體驗+同步創新。

4.?列表(Check list)

在GTD中,一個很重要的術語是:收件箱(Inbox)。

任何任務/需求到達你方,如果能在2分鐘就處理的,就立即處理掉,比如回復一個非常簡單的郵件。不然就放入收件箱,以免遺漏。

再高級的工具,有時抵不過一個最簡單的EXCEL列表來做收件箱更加自由靈活。

但是,這里只是強調要有列表,并不限于用EXCEL還是用Wunderlist,?或者其他TO-DO App……只要有效就是好的。

5.?截止日期(Deadline)

既然人性就是會拖延,那么杜絕拖延還有一個絕招就是設置一個明確的,并且讓大家都知道的Deadline。所謂置之死地而后生。

所以,如果我有一些重要的事情,自己又不想馬上去做。我會提前把階段性的計劃排出來,找到中間幾個評審、確認的會議時間點,一開始就把會議邀約給發了。

那么,我就會必須逼著自己在會議前兩天,產出足夠可供會議討論的內容出來。

有時,人的潛力是要逼一下的。

但是,一定要確保,你要拿出足夠質量的內容出來,確保會議的目標達成,不然就南轅北轍,叫上一群來人看笑話了。

此法慎用,但是好用,你不妨也試試。

總結:

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原文地址:heidixie.lofter
作者:@Heidixie

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